Por Rodney Repullo(*).
É muito comum ver nas empresas os sistemas sendo subutilizados, o que faz várias pessoas contestarem os discursos de Retorno do Investimento (ROI), apregoados pelos especialistas do mercado de TI e vendedores de sistemas.
Impressão que temos das soluções abandonadas.
Mas, o que deve ser contestado não é o discurso dos fornecedores e sim a condução do processo de implantação, manutenção e integração dentro de casa. O esforço não se encerra no contrato de aquisição do sistema, muito pelo contrário, este é o início à fase mais importante e trabalhosa.
O baixo ROI começa pela omissão, ou baixa qualificação de fornecedores de serviços de TI, passa pelo desperdício de investimentos e chega até ao pouco apoio e envolvimento da direção das empresas no processo de implantação. Isso sem contar a alta resistência de boa parte dos colaboradores que, por natureza, estão sempre contrários a mudanças.
Criamos aqui um roteiro com 10 passos para estimular uma reflexão e gerar um movimento em sua equipe para que ela possa extrair mais dos investimentos já realizados em sistemas.
1 – Melhore sua argumentação
Você sabe o que deve ser feito para melhorar o grau de utilização dos sistemas, mas não consegue a aprovação das áreas de negócios?
A falha está em responsabilizar em 100% o tomador de decisão. Temos que pensar que quem solicita a aprovação tem um importante papel, que é estruturar bem seu projeto, que mostre de forma consistente os resultados esperados.
2 – Mapeie seus Processos
Não é possível automatizar um processo que não esteja explícito. Automatizar algo que está na cabeça de alguém é algo bem próximo da brincadeira do telefone sem fio.
Há espaço para discussão de melhorias, mas cuidado para não sair do foco que é extrair melhores resultados dos sistemas atuais.
3- Avance na utilização de recursos já existentes
De posse dos processos documentados chame seu fornecedor do sistema e discuta quais rotinas existentes não estão sendo suportadas pelo sistema, mas que facilmente poderiam ser.
Em média se utiliza de 10 a 20% do que um sistema pode oferecer.
4 – Customize em busca de automatização
Customização é algo que deve ser evitado ao máximo, mas se o item anterior for bem realizado, está agora na hora de customizar. O cuidado aqui é que a customização precisa ser feita de forma que continue possibilitando a atualização dos sistemas sem nenhum prejuízo.
Tempere sempre seus pensamentos com conceitos de automatização. Não crie rotinas para usuários executarem se há regras estáveis que possibilitam o desenvolvimento de rotinas automatizadas.
5 – Integre seus Sistemas
Não busque colocar tudo no mesmo sistema, um prejuízo à eficiência dos processos.
Busque a integração em tempo real entre os sistemas.
6 – Mobilize seus Processos
O aumento do uso dos sistemas atuais muitas vezes pode ser viável se alguns processos forem mobilizados, por meio de dispositivos móveis.
Exigir que o colaborador volte ao escritório depara lançar dados no sistema pode colocar em risco a sua utilização.
7 – Qualifique melhor os usuários
Feito tudo o que é possível sobre os sistemas atuais não esqueça de qualificar muito bem os usuários. Esse é um ponto crítico e muitas vezes não é dada a importância que merece.
8 – Traga o conceito de Inteligência nos Negócios ao Nível Operacional
Muitas implantações de BI buscam apenas levar informações ao nível estratégico da empresa, mas como está baseada em dados não confiáveis, acaba no descrédito e na consequente subutilização.
O caminho é fazer as pessoas utilizarem o BI de alguma forma em benefício ao seu dia a dia. O monitoramento da performance da equipe por meio de painéis é um bom exemplo.
9 – Mantenha seus sistemas atualizados
Não se acomode, atualize seus sistemas. Sabemos que atualizar sistemas traz um trabalho grande de validação prévia e tratamento dos efeitos colaterais, mas toda versão nova traz diversas melhorias que precisam ser aproveitadas.
10 – Reveja seus processos
Executado os passos anteriores, é hora de revisitar o mapeamento de processos do passo 1, discutir e planejar melhorias.
Espero que este texto estimule uma reflexão e ajude a você criar seu próprio roteiro em busca melhores resultados dos investimentos já realizados na empresa.
A Netrunner Tecnologia, sempre oferece seus produtos com os serviços de Implantação e Treinamento, porém, alguns clientes se recusam a contratar, pois, utilizam o argumento da contenção de despesas, ou simplesmente que seus técnicos são autossuficientes.
Mas quantas funcionalidades dos sistemas, deixamos de utilizar, por simplesmente não ter a menor ideia do que aquele botãozinho faz?
Por este motivo, a Netrunner Tecnologia oferece treinamentos para seus clientes, usuários ou profissionais, nas ferramentas que comercializamos, com as seguintes opções:
– Treinamento ManageEngine OpManager
– Treinamento ManageEngine ServiceDeskPlus
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– Treinamento SEP Sesam
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Os treinamentos são feitos “incompany” ou no Centro de Treinamento da Netrunner Tecnologia.
Mais informações: www.netrunner.com.br/servicos.aspx
Fonte: IT Portal
(*) CEO da Magic Software Brasil, provedora de plataformas de desenvolvimento e integração de aplicações para os negócios.
